Na prática, o BPO Financeiro envolve a transferência de uma diversidade de tarefas da área financeira para o fornecedor de serviços de BPO, que por sua vez assume a responsabilidade por executá-las de forma eficiente e precisa. As atividades que podem ser terceirizadas incluem:
- Contabilidade;
- Contas a pagar e a receber;
- Tesouraria;
- Análise financeira e relatórios;
- Planejamento tributário;
- Gestão de ativos fixos;
- Gerenciamento de risco e conformidade;
- Gerenciamento de contratos e fornecedores;
- Gestão de cobranças e recuperação de crédito;
- Análise de custos e rentabilidade.
Esses são apenas alguns exemplos, mas o escopo exato dependerá das necessidades e objetivos da sua empresa, bem como da capacidade do fornecedor de BPO Financeiro em abarcar esses serviços. Portanto, para que fique mais fácil compreender, falaremos mais adiante sobre as principais tarefas que compõem os tópicos citados acima.
Uma empresa de BPO Financeiro aumenta a velocidade de escala
Uma das principais maneiras pelas quais o BPO Financeiro auxilia para a escalabilidade é liberando recursos internos. Pesquisas aprofundadas sobre o assunto comprovam que em alguns casos, as empresas precisam desse tipo de parceria para que possam ampliar sua participação no mercado.
Isso porque, ao transferir as responsabilidades financeiras para um fornecedor de BPO Financeiro, a equipe interna pode se concentrar em atividades mais estratégicas e essenciais para o crescimento do negócio, como vendas e marketing, por exemplo.
Além disso, o BPO permite que sua empresa utilize melhor seus recursos humanos e maximize sua eficiência operacional substancialmente. O impacto na redução de custos é considerável já no curto e médio prazo.
Mas e a transição? É complexa?
Quanto à transição, embora seja necessário um planejamento cuidadoso, ela pode ser mais simples do que se imagina com a escolha de um bom fornecedor de BPO Financeiro.
Ao selecionar um parceiro confiável e experiente, sua empresa contará com a expertise do provedor na condução da transição e na implementação dos processos financeiros terceirizados.
Desse modo, o fornecedor deverá entregar suporte adequado, documentação clara de políticas e procedimentos e, além disso, uma comunicação eficaz para garantir uma transição suave.
Atividades que são transferidas à empresa de BPO Financeiro
Conforme já mencionamos, as atividades que serão transferidas devem fazer parte de um escopo que será desenhado com a participação ativa das duas partes: quem contrata e quem presta o serviço de BPO. Contudo, abaixo podemos detalhar um pouco a respeito do que poderá ser terceirizado:
Contabilidade e reconciliação de contas
Diz respeito à responsabilidade de manter os registros financeiros, referir transações, preparar demonstrações financeiras e reconciliar contas bancárias.
Contas a pagar
Isso envolve receber, verificar e processar faturas de fornecedores, realizar pagamentos e lidar com consultas e problemas relacionados ao setor de contas a pagar.
Contas a receber
O provedor de BPO Financeiro pode cuidar do recebimento e processamento de pagamentos de clientes, gerenciar cobranças e lidar com consultas e disputas.
Análise financeira e relatórios
O fornecedor de BPO Financeiro pode ser responsável por análises financeiras regulares, elaborar relatórios gerenciais e auxiliar na tomada de decisões estratégicas com base nos dados financeiros.
Tesouraria
O BPO Financeiro pode fornecer serviços relacionados à gestão de tesouraria, como:
- Monitoramento do fluxo de caixa;
- Previsões financeiras;
- Gestão de pagamentos;
- Gestão de riscos financeiros;
- Gerenciamento de relacionamento com bancos.
Planejamento e orçamento
O provedor de BPO atua eficientemente na elaboração e revisão do plano financeiro da empresa, incluindo a preparação do orçamento anual e a projeção de fluxo de caixa.
Planejamento tributário
Esse é um dos aspectos mais vantajosos proporcionado pelo BPO Financeiro, pois na prática, sua empresa conta com a análise e planejamento de estratégias fiscais para otimizar a carga tributária. Além disso, seu negócio conta com a segurança e garantia de que o cumprimento das obrigações fiscais serão executadas rigorosamente dentro dos prazos.
Gestão de ativos fixos
Isso envolve o controle e o registro de ativos fixos da empresa, como imóveis, equipamentos e veículos, incluindo a depreciação e amortização.
Gerenciamento de risco e conformidade
O provedor de BPO ajuda a identificar e gerenciar riscos financeiros, além de garantir a conformidade com regulamentações e leis fiscais.
Gerenciamento de contratos e fornecedores
Isso está relacionado com a gestão dos contratos financeiros da empresa, incluindo negociação, renovação e acompanhamento dos termos acordados. Além disso, também diz respeito a gestão dos relacionamentos com fornecedores e a negociação de termos de pagamento.
Gestão de cobranças e recuperação de crédito
Uma empresa de BPO Financeiro pode auxiliar na cobrança de pagamentos atrasados, gerenciamento de inadimplência e recuperação de créditos devidos.
Análise de custos e rentabilidade
O fornecedor de BPO poderá se responsabilizar por análises detalhadas de custos e rentabilidade por produto, cliente ou segmento de negócio, auxiliando nas tomadas de decisões financeira.
Relatórios financeiros e demonstrações contábeis
É o provedor de BPO que passará a gerar relatórios financeiros regulares para sua empresa, incluindo demonstrações contábeis como o balanço patrimonial, demonstração de resultados e fluxo de caixa.
7 passos para uma implementação de BPO Financeiro eficaz
Implementar um BPO Financeiro envolve várias etapas e requer um planejamento detalhado e bem-feito, sempre com base nas necessidades e objetivos da empresa contratante. Aqui está um passo a passo geral para ajudá-lo a entender e dar início ao mapeamento:
1 – Avalie as necessidades e objetivos
Identifique os processos financeiros que você deseja terceirizar, como contabilidade, contas a pagar/receber, entre outros serviços. Nesse contexto, defina seus objetivos para a terceirização, como redução de custos, melhoria na eficiência, acesso a especialistas, etc.
2 – Pesquise e selecione uma empresa de BPO Financeiro
Realize uma pesquisa detalhada de fornecedores de BPO Financeiro. Avalie a experiência do provedor, reputação, capacidade técnica, nível de suporte e conformidade. Se possível, verifique referências e converse com os clientes que já trabalham com a empresa para obter feedback.
3 – Defina o escopo e os serviços
Determine o escopo do seu BPO Financeiro, ou seja, quais processos específicos serão terceirizados. Dessa forma, especifique os serviços que você espera do provedor de BPO, como relatórios financeiros regulares, gerenciamento de fluxo de caixa, planejamento e gestão tributária, etc.
4 – Estabeleça contratos e acordos
Negocie os termos e condições contratuais com a empresa de BPO Financeiro escolhida. Para isso, defina acordos de nível de serviço (SLAs) claros, que estabelecem as expectativas de desempenho e qualidade do serviço. Ademais, certifique-se de que o contrato inclua cláusulas de confidencialidade, segurança de dados e conformidade regulatória.
5 – Integração e transição
Planeje a transição dos processos financeiros internos, organizando o compartilhamento de informações e documentação relevantes com o provedor para garantir uma transição suave. Juntos, invistam em sessões de treinamento e workshops para que todos os envolvidos compreendam os detalhes dos seus processos e necessidades específicas.
6 – Implementação e monitoramento contínuo
Inicie a implementação do BPO de acordo com o planejamento já alinhado entre a empresa de BPO Financeiro e a sua empresa.
No dia a dia, acompanhe e monitore regularmente o desempenho do provedor de BPO em relação aos SLAs e aos seus objetivos. Além disso, realize reuniões regulares para revisar o progresso, resolver problemas e fazer ajustes, se necessário.
Também é interessante estabelecer métricas e indicadores-chave de desempenho (KPIs) para avaliar o desempenho do provedor de BPO. Mas, é preciso acompanhar com disciplina esses KPIs para garantir que os níveis de serviço estejam sendo atendidos e tomar medidas corretivas, se necessário.
7 – Comunicação e colaboração eficazes
Estabeleça canais de comunicação claros e eficazes com o provedor de BPO. Mantenha uma comunicação aberta e regular para garantir a resolução rápida de problemas e alinhamento nas atividades financeiras.
Avalie periodicamente os resultados e o desempenho do seu BPO Financeiro em relação aos objetivos estabelecidos, pois assim conseguirá identificar áreas de melhoria e oportunidades para otimizar processos.
Faça ajustes no escopo quantas vezes forem necessárias, isso irá garantir que suas necessidades continuem sendo atendidas. Afinal, todo negócio é um organismo vivo que cresce e se movimenta.
Por fim, lembre-se de que cada negócio pode ter requisitos e circunstâncias específicas ao implementar um BPO Financeiro. Portanto, é importante adaptar este passo a passo com base no contexto da sua empresa. Além disso, considere envolver pessoas chaves da sua equipe interna para garantir uma implementação bem-sucedida.
Considerações adicionais sobre a implementação de BPO Financeiro
Algumas considerações adicionais que você pode levar em conta durante a implementação do BPO Financeiro são:
- Migração de dados
Dê atenção especial a esse tema, buscando se certificar de que os dados financeiros sejam migrados com segurança e precisão para o provedor de BPO. Isso poderá exigir a colaboração ativa e dedicada da sua equipe interna de TI e a definição de processos de transferência de dados.
- Treinamento da equipe
Prepare sua equipe interna para a transição e para trabalhar em conjunto com o provedor de BPO. Faça isso com antecedência, organizando seu pessoal para lidar com esse novo momento. Ofereça treinamentos específicos para que seus colaboradores entendam as mudanças e saibam como contribuir e operar com o novo modelo de trabalho.
É comum a equipe interna ficar insegura, temendo que a parceria vá prejudicá-los. Nesse contexto, o seu principal papel é tranquilizá-los explicando que a empresa de BPO Financeiro vem para somar, trazendo oportunidades para que os funcionários possam se desenvolver ao dedicar-se a atividades mais estratégicas.
- Flexibilidade e escalabilidade
Considere a capacidade do provedor de BPO de se adaptar às mudanças nas suas necessidades financeiras e de acompanhar o crescimento da sua empresa. Discuta a flexibilidade e a escalabilidade dos serviços oferecidos antes de assinar o contrato.
- Compliance e segurança
Por último, mas não menos importante, dedique um tempo para analisar com cuidado se o fornecedor de BPO Financeiro está em conformidade com as regulamentações financeiras aplicáveis, como a proteção de dados e privacidade.
Afinal, você não pode ter dúvidas quanto à segurança e deve ter certeza de que medidas apropriadas estejam em vigor para proteger as informações confidenciais do seu negócio.
Conclusão
É importante destacar que a escolha e a implementação dos serviços de um BPO Financeiro requer tempo, estudo, planejamento e comunicação eficaz.
Mas, ao seguir as orientações que detalhamos e levar em conta todas as considerações adicionais, você estará bem encaminhado para uma implementação bem-sucedida e para obter os benefícios desejados. E, você pode contar com a Opção, pois podemos ajudá-lo em todo esse processo, de ponta a ponta.
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