Em uma explicação simples e objetiva, a conciliação bancária diária é o processo de comparar os registros financeiros internos da empresa com os extratos de suas respectivas contas bancárias todos os dias.
O principal objetivo é realizar uma comparação, garantindo que todas as transações, tanto entradas quanto saídas de dinheiro, estejam corretamente registradas e correspondam ao saldo da conta.
Sendo assim, a prática da conciliação é fundamental para detectar e corrigir possíveis erros, fraudes e outras possíveis discrepâncias.
Principais benefícios
- Prevenção de erros
Quando a conciliação bancária é feita diariamente, a empresa pode identificar e corrigir erros de maneira rápida. Isso porque, conferir os registros da movimentação bancária ajuda a encontrar inconsistências logo que elas ocorrem, evitando que pequenos erros se transformem em grandes problemas.
- Identificação de fraudes
A conciliação bancária diária é uma ferramenta muito eficiente para detectar atividades fraudulentas. Desse modo, quando todas as transações são monitoradas diariamente, a empresa pode localizar movimentações suspeitas e tomar as medidas necessárias para evitar prejuízos.
- Atualização contínua
Manter as finanças atualizadas é primordial para evitar surpresas desagradáveis. Logo, com a conciliação bancária diária, os registros financeiros internos estão sempre em sincronia com o saldo bancário, demonstrando uma visão clara e precisa da situação financeira da empresa.
- Melhoria na tomada de decisões
Tomar decisões estratégicas requer dados financeiros precisos sempre à mão. Sendo assim, a conciliação bancária diária contribui trazendo informações confiáveis, possibilitando que os gestores tomem decisões com base em informações atuais, minimizando riscos e maximizando oportunidades.
3 vantagens adicionais da conciliação bancária
Além dos benefícios já mencionados, a conciliação bancária diária oferece outras vantagens importantes para a gestão financeira de uma empresa. Confira quais agora:
- Estimativa de fluxo de caixa
Uma conciliação bancária regular possibilita que a empresa tenha uma previsão mais apurada do seu fluxo de caixa. Isso ajuda a planejar melhor as finanças, auxiliando para que sempre haja dinheiro disponível para cobrir as despesas.
- Controle minucioso das movimentações bancárias
A conciliação bancária diária é especialmente importante em transações bancárias que podem levar algum tempo para serem processadas. A depender do volume dessas transações no dia a dia, se não houver um controle minucioso, essas informações podem se acumular e tornar mais difícil acompanhar se fluíram da forma esperada.
- Planejamento orçamentário efetivo
Com a conciliação bancária é possível que a empresa monitore de perto suas receitas e despesas, ajudando a criar orçamentos realistas e consistentes. Isso, por sua vez, torna mais fácil planejar ações no curto, médio e longo prazo.
Como realizar uma conciliação bancária
Para começar, é essencial determinar um processo regular para a conciliação bancária, e o ideal é realizar a tarefa diariamente para alcançar um controle mais rigoroso das finanças. No entanto, ela pode ser semanal ou até em maior prazo, dependendo do volume de transações e da necessidade da empresa.
Sendo assim, desenvolva o hábito de registrar todas as movimentações financeiras e mantenha recibos, notas fiscais, extratos bancários, comprovantes de pagamento, depósitos e transferências sempre organizados. Isso porque, caso identifique valores que não caíram na conta, você terá o respaldo dos comprovantes.
Acompanhe todos os dias o saldo bancário, focando especialmente nas entradas e saídas de dinheiro.
Ao mesmo tempo, você fará paralelamente o controle interno do caixa, discriminando cada movimentação. Além disso, tenha a informação dos valores em dinheiro mantidos em espécie, porque no final, as somas devem bater contando com ele também.
Entretanto, é importante observar não apenas os números finais, mas também as datas de lançamento do que entra e sai.
Por fim, com tudo registrado, basta conferir os números e as datas. Se notar algum dado diferente, investigue a origem da divergência e busque sua correção imediata.
4 passos básicos para fazer uma conciliação bancária
Para quem prefere a facilidade de um passo a passo, resumimos abaixo a sequência básica a ser seguida:
- Revise os dados dos extratos bancários
O primeiro passo para uma conciliação bancária bem feita é revisar os extratos bancários diariamente. Isso corresponde a verificar todas as transações realizadas no dia, sem exceções.
- Compare as informações com registros internos
Após revisar os extratos bancários, é importante comparar essas informações com os registros financeiros internos da empresa. Essa comparação visa garantir que todas as transações foram registradas corretamente e que não há discrepâncias.
- Verifique se há inconsistências
Durante a comparação, você pode encontrar discrepâncias entre os registros internos e os extratos bancários. Essas inconsistências podem acontecer por erros de lançamento, transações pendentes ou até mesmo fraudes. Por isso, identificar essas diferenças é essencial para manter a precisão dos registros financeiros.
- Faça a correção de erros
Se surgiram erros, o próximo passo é corrigi-los, atualizando registros internos, investigando melhor transações suspeitas ou reparando lançamentos incorretos.
Ferramentas e sistemas que podem ajudar
Algumas ferramentas e sistemas podem facilitar bastante uma conciliação bancária. Softwares de gestão financeira, como sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), automatizam o processo de conciliação, tornando tudo mais rápido e eficiente.
Isso porque, esses sistemas podem importar extratos bancários automaticamente, categorizar transações e gerar relatórios detalhados, ajudando quem faz a gestão a manter as finanças da empresa sempre em dia.
Para quem busca alternativas, as planilhas de conciliação bancária são uma solução simples e prática para não perder de vista nenhum crédito ou débito nas contas da empresa. No entanto, à medida que o volume de transações aumenta, as planilhas podem se tornar limitadas e propensas a erros humanos.
Existem também diversas ferramentas online que podem contribuir com a tarefa de fazer uma conciliação bancária. Em geral, elas dispõem de funcionalidades como importação automática de extratos, categorização dos registros e geração de relatórios.
Conclusão
A conciliação bancária diária é indispensável para manter a saúde financeira de qualquer empresa, uma vez que proporciona uma visão clara das finanças, contribuindo para que os tomadores de decisão acessem dados atualizados, precisos e confiáveis.
Portanto, se você ainda não adotou essa prática, nunca é tarde para começar e garantir uma gestão financeira mais segura e eficiente. E para facilitar esse processo e contribuir para resultados escaláveis, conte com os especialistas da Opção Contabilidade. Estamos sempre prontos para ajudar você a implementar as melhores práticas financeiras e alcançar o sucesso desejado – e merecido. Contate-nos e vamos conversar sobre esse assunto.
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