KPI é uma sigla em inglês que se refere a Key Performance Indicators e são Indicadores-Chave de Performance. Essa ferramenta é utilizada na gestão da empresa para analisar quais os indicadores mais importantes do negócio.
Toda empresa (independente do ramo, dos produtos ou dos serviços que oferecem) possui algo em comum: o desejo de crescer. Contudo, para obter êxito no mercado, é necessário acompanhar os resultados e medir o que realmente está dando certo em seu negócio. É aí que surge a necessidade do uso da KPI. Não existe uma fórmula exata para ela, mas ela foi desenvolvida para mensurar qualquer performance.
Para começar a usá-la, primeiramente, será necessário traçar um objetivo. Isso significa que você precisa ter em mãos, de forma bem clara, quais serão os resultados que deseja alcançar. Um exemplo disso é que você pode definir quantas horas deseja empregar uma determinada tarefa ou mesmo qual será o percentual desejado no aumento nas vendas.
Como objetivo definido, você deverá estabelecer:
- Uma quantidade/percentual mínimo;
- Uma quantidade/percentual superior ao seu objetivo.
Vejamos um exemplo prático:
A empresa X utiliza as reuniões mensais como estratégia para ganhar clientes. No entanto, esses potenciais clientes não estão se tornando consumidores. Diante dessa situação, a empresa percebe que existe um excelente KPI a ser analisado entre o número de reuniões e a quantidade de contratos a serem firmados. Dessa forma, pode-se estabelecer o seguinte objetivo:
A cada 20 reuniões no mês, espera-se que sejam firmados 12 contratos. Então, definimos nosso objetivo. 12 contratos passaram a ser nossa meta. Agora, vamos determinar a segunda etapa do processo. O número mínimo de contratos firmados serão 6 contratos e o número superior será 18.
Dessa forma, a empresa consegue mensurar se o seu objetivo está sendo atingido, se está além da capacidade ou, ainda, se está fácil de ser ultrapassado. Essa análise também pode ser feita semanalmente, de acordo com o objetivo proposto e o que está dando certo ou não, reestabelecendo metas mais realistas a serem alcançadas. Você quem irá determinar por quanto tempo o KPI será analisado. Um dia, uma semana ou um mês.
Qual KPI eu devo escolher?
Para escolher os KPIs certos para o seu negócio, é preciso ter coerência. Se você quer saber qual o ticket médio do público do seu e-commerce, não faz sentido investir em métricas que mostram o aumento do tráfego em sua landing page, por exemplo.
Para definir os indicadores, você poderá usar algumas perguntas:
- Qual é o seu objetivo?
- Posso medir o percurso a ser alcançado?
- O objetivo é tangível?
- Qual a importância de alcançar essa meta?
- Quanto tempo vou precisar investir?
Portanto, tenha muita atenção! Selecionar os indicadores errados pode resultar em soluções incompatíveis com aqueles que realmente são necessários mudar. É importante lembrar que os setores estão interligados e que podem interferir no seu objetivo. Contudo, é necessário traçar objetivos específicos que te ajudarão a manter o foco para novas estratégias.
Para te ajudar, listamos alguns KPIs mensurados por várias empresas de sucesso:
- Crescimento de Vendas
Monitoramento de satisfação do cliente e crescimento de setores específicos.
- Marketing de Vendas
Comportamento de compra do cliente, conversão de vendas, análise de perdas, desempenho dos produtos e preço de mercado.
- Capital de Giro
Número de compras à vista e à prazo, recebimento de recursos a longo prazo e disponíveis de liquidez imediata.
- Lucro Líquido
Receitas do período descontadas de despesas fixas e variáveis.
- RH
Clima organizacional, custo individual de benefícios, índice de reclamações trabalhistas, horas extras X horas trabalhadas, taxa de retenção de talentos, taxa de recrutamento e seleção e tempo médio na empresa.
Vale lembrar que essa lista é um exemplo e você precisa levar em consideração o objetivo a ser alcançado. Portanto, a maneira que cada KPI será utilizado pela empresa, vai depender de quais estratégias poderão ser usadas e quais serão as metas que precisam ser atingidas.
Faça a coleta periodicamente e lembre-se de acompanhar os resultados.
Uma dica de ouro é determinar períodos curtos, que possam mostrar resultados tangíveis. Com a rapidez com que estamos vivendo as mudanças, é possível que comportamentos se transformem rapidamente. Esteja à frente da mudança!
Além disso, a contabilidade possui relatórios que podem te ajudar a fazer a análise da sua empresa de forma mais objetiva e auxiliá-lo na criação desses indicadores com mais precisão.
Converse com o seu contador ou entre em contato com uma equipe de especialistas que poderão te ajudar nesse e em outros diversos assuntos!
